Telefonie und Collaboration aus der Cloud

Effiziente Kommunikation für verteilte Teams

Ein Unternehmen, das agiler und innovativer werden möchte, benötigt eine effiziente Kommunikationsstruktur. Das lässt sich mit Cloud-basierten Telefonie-Systemen erreichen. Diese lassen sich um Tools für Online-Meetings und die Zusammenarbeit von Teams ergänzen. Das Resultat: Die Kommunikation läuft flüssiger und die IT-Kosten sinken.

Das gute alte ISDN-Telefon hat in Deutschland ausgedient. Bereits 90 Prozent der Teilnehmer nutzen nach Angaben der Telekom IP-basierte Telefonie- und Kommunikationsdienste. Die restlichen zehn Prozent der Anschlüsse werden im Lauf des Jahres umgestellt. Der Wechsel zu IP eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Kommunikation auf eine neue, digitale Grundlage zu stellen. Das Stichwort heißt "Unified Communications and Collaboration" (UCC) – ein Konzept, das eine integrierte, IP-basierte Kommunikation über mehrere "Kanäle" ermöglicht mit Videokonferenzen, Online-Meetings und Telefongesprächen ("Calling"), vorzugsweise bereitgestellt über eine Cloud.

Das Marktforschungshaus Gartner stuft in seinem "Magic Quadrant" im Bereich Unified Communications Cisco und dessen Webex-Produktlinie als Markführer ein.
Das Marktforschungshaus Gartner stuft in seinem "Magic Quadrant" im Bereich Unified Communications Cisco und dessen Webex-Produktlinie als Markführer ein.
Foto: Gartner

Nach Angaben des amerikanischen Beratungshauses Nemertes Research nutzen mittlerweile mehr als zwei Drittel der Unternehmen in Europa, Nordamerika und Asien UCC-Lösungen aus der Cloud. Weniger als ein Drittel der Befragten platziert die Telefonanlage oder das Videokonferenzsystem im eigenen Haus.

Teamarbeit erfordert neue Technologien

Doch warum zählt UCC derzeit zu den Themen, mit denen sich Unternehmen beschäftigen? Ganz einfach: Die Art, wie Projektteams sowie Firmen mit ihren Partnern zusammenarbeiten, hat sich grundlegend gewandelt. So müssen Mitarbeiter schnell und einfach Informationen aller Art auf unterschiedlichen Endgeräten bereitstellen und gemeinsam bearbeiten können, etwa Dokumente und Videos.

Das Marktforschungshaus Gartner stuft in seinem "Magic Quadrant" im Bereich Unified Communications Cisco und dessen Webex-Produktlinie als Markführer ein.
Das Marktforschungshaus Gartner stuft in seinem "Magic Quadrant" im Bereich Unified Communications Cisco und dessen Webex-Produktlinie als Markführer ein.
Foto: Cisco

Dadurch lassen sich auch Kollegen an entfernten Standorten und Beschäftigte, die im Home-Office arbeiten, in ein Team einbinden. Das erspart kostspielige Dienstreisen und schlägt sich in einem kleineren „CO2-Fußabdruck" des Unternehmens nieder. Dieser Punkt ist angesichts der Debatten über eine CO2-Steuer nicht zu unterschätzen.

Außerdem beschleunigt der Einsatz von Kommunikations- und Collaboration-Tools Abstimmungsprozesse. Eine hohe Agilität ist wiederum ein Faktor, der im Rahmen der Digitalisierung eine wichtige Rolle spielt. Der Zusammenhang ist simpel: Je effizienter sich Mitarbeiter abstimmen, desto schneller kann ein Unternehmen neue Produkte und Services auf den Markt bringen.

Die Telefonanlage in die Cloud verlagern

Zu den Eckpfeilern einer integrierten UCC-Lösung zählt die "TK-Anlage aus der Cloud". Cisco und seine Partner, etwa Logicalis, stellen mit Web Calling eine solche Lösung bereit. Damit können Unternehmen ein komplettes UCC-Paket aus der Cloud beziehen, inklusive Telefonie (Webex Calling) sowie Lösungen für Online-Meetings (Webex Meeting) und die Zusammenarbeit von Projektgruppen (Webex Teams).

Webex Calling von Cisco ein Bestandteil einer umfassenden Unified-Communications-Lösung, die übe die Cloud bereitgestellt wird.
Webex Calling von Cisco ein Bestandteil einer umfassenden Unified-Communications-Lösung, die übe die Cloud bereitgestellt wird.
Foto: Cisco

Wichtig ist, dass alle Komponenten aufeinander abgestimmt sind und möglichst intuitiv zu bedienen sind. Das macht es auch einfacher, die Mitarbeiter von einer solchen Lösung zu überzeugen. Besonders leicht fällt der Schritt in Richtung Cloud-PBX, wenn bereits zuvor Endgeräte des Systemlieferanten, etwa IP-Telefone, zum Einsatz kamen. Dann ist die „Lernkurve“ für die Nutzer und IT-Abteilung besonders niedrig.

Cloud hat viele Vorteile

Eine UCC-Lösung aus der Cloud hat mehrere Vorteile. Am meisten schätzen Unternehmen die höhere Agilität und Flexibilität, so die Untersuchung von Nemertes. Zudem lassen sich UCC-Services nach Bedarf hinzu buchen und erweitern. Außerdem haben die Nutzer schneller Zugang zu neuen Technologien, etwa Software-Bots und künstliche Intelligenz.

Checkliste: UCC-Lösungen: So finden Sie die richtige Lösung

Planen Sie derzeit den Einsatz einer UCC-Lösung und sind auf der Suche nach der passenden Lösung? Dann finden Sie im Folgenden einige Tipps für die Auswahl – achten Sie auf folgende Kriterien:

Umfang der Produktlinie: Der Anbieter stellt im Idealfall eine komplette Palette von aufeinander abgestimmten Kommunikationslösungen bereit, vom IP-Telefon und der PBX über eine Collaboration-Software bis hin zum Videokonferenzsystem.

Anbindung an vorhandene Infrastruktur: Der Nutzer sollte nicht genötigt werden, seinen Telefonanbieter oder die TK-Anlage zu wechseln. Daher prüfen, ob Gateways vorhanden sind, über die sich vorhandene Telefonanlagen mit der Cloud-PBX kombinieren lassen. Das erleichtert die Migration.

Bereitstellungsmodelle: Idealerweise hat der Nutzer die Wahl, wie er eine UCC-Lösung nutzen möchte: im eigenen Rechenzentrum ("on prem"), im Rahmen eines Hybrid-Modells (on prem und Cloud) oder in Form eines reinen Cloud-Ansatzes. Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Standards: Die Lösungen müssen gängige Security- und Compliance-Normen erfüllen. Dazu zählen branchenspezifische Vorgaben wie PSD2 und PCI DSS, zudem Datenschutzregelungen wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Schutz der Kommunikation: Die gesamte Kommunikation muss Ende-zu-Ende verschlüsselt sein.

Ausfallsichere Infrastruktur: Wichtig ist, dass die UCC-Lösung über mehrere Cloud-Rechenzentren in einer Region zur Verfügung steht. Bei Ausfall eines Datacenters kann dann ein anderes einspringen.

Einfache Bedienung: Unverzichtbar ist eine einfache und intuitive Bedienung der Kommunikations- und Collaboration-Lösung. Je komplexer ein System, desto geringer der Nutzen und umso höher die Ablehnung durch die Mitarbeiter.

Selbsthilfefunktionen: Den Nutzern sollten Self-Service-Funktionen zur Verfügung stehen, die sie bei der Konfiguration, Bedienung und Beseitigung von Problemen unterstützen. Das entlastet auch die IT-Abteilung.

Einfaches Management: Vor allem für die Verwaltung der Telefonie-Services, etwa von Durchwahlbereichen und Direktwahlnummern, sind Tools von Vorteil, die übersichtlich und einfach zu handhaben sind. Gleiches gilt für Analyse- und Reporting-Funktionen.

Variable Lizenzierung: Im Idealfall stehen mehrere Lizenzmodelle zur Wahl, etwa eine Lizenzierung für das gesamte Unternehmen oder einzelne Arbeitsplätze. Zudem stellen Anbieter ihren Kunden Services kostenlos zur Verfügung, Cisco ergänzt Webex Calling beispielsweise kostenlos um die Collaboration-Lösung Webex Teams.

Unterstützung durch qualifizierte Partner: Ein besonders wichtiger Faktor ist eine kompetente Betreuung durch einen Spezialisten. Sie unterstützen Kunden bei der Auswahl, der Einführung und beim Betrieb einer UCC- und Cloud-Telefonielösung.

Eine wichtige Rolle spielen zudem die Kosten. So gehen 37 Prozent der Unternehmen davon aus, dass sich durch "UC as a Service" die Investitionskosten (Capex) zugunsten der Betriebskosten (Opex) verringern. Ein Drittel der Befragten erwartet laut Nemertes generelle Kostensenkungen. Hinzu kommt, dass durch UCC aus der Cloud interne IT-Fachleute für wichtigere Projekte frei werden.

Verknüpfung von Telefon und Collaboration

Ein weiterer Vorteil einer Cloud-basierten Telefonie-Lösung ist der erweiterte Funktionsumfang. So können User beispielsweise auf eine Warteschlagen-Funktion, ein Paging oder einen elektronischen Rezeptionisten zurückgreifen.

Nahtlose Verknüpfung: Integrierte Kommunikationslösungen wie Webex erlauben es, Anrufe auch über eine Collaboration-Software wie Webex Teams zu führen. Das klappt auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets.
Nahtlose Verknüpfung: Integrierte Kommunikationslösungen wie Webex erlauben es, Anrufe auch über eine Collaboration-Software wie Webex Teams zu führen. Das klappt auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets.
Foto: Cisco

Noch wichtiger ist jedoch, dass UCC-Ansätze keine "Anwendungs-Silos" sind. Vielmehr soll der Nutzer Zugang zu weiteren Mitglieder der Lösungsfamilie haben, bei Cisco Webex etwa zur Collaboration-Lösung Webex Teams. Der Übergang von einem Telefonat zu einem Team-Meeting, bei dem Mitglieder Dokumente oder Videos präsentieren, ist fließend möglich. Das Resultat sind effiziente Workflows ohne Unterbrechungen, in die sich Mitarbeiter mit allen Arten von Endgeräten und von jedem Ort aus einklinken können.

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